Liebe Mitarbeiter*innen,

wir wenden in unserer täglichen Arbeit ganz selbstverständlich die Programme aus dem Microsoft-Office-Paket an, meistens Word oder Excel. Vielen ist aber nicht bewusst, dass in diesen Dokumenten wesentlich mehr Informationen enthalten sind, als auf den ersten Blick sichtbar ist. Gerade bei einer Weitergabe dieser Dateien kann es dazu kommen, dass Sie, ohne es zu wissen, eine Vielzahl weiterer Daten ungewollt aus Ihrer Hand geben.

Mit diesem Artikel möchte ich Sie für diese Gefahr sensibilisieren und Ihnen einfache Methoden an die Hand geben, wie Sie sicher mit dem Problem umgehen können.

Maßnahmen, die Sie vor einer Weitergabe v. Office-Dokumenten beachten sollten:

Geben Sie nach Möglichkeit das Dokument nur als pdf weiter:

• durch Ausdruck über „pdf24“.
  Sie können bei dieser Gelegenheit das Dokument gleich verschlüsseln oder Veränderungen unterbinden,
  s.a. meine Anleitung dazu: pdf24 Verschlüsselung
  
  
• oder über die Funktion „Datei / Speichern unter / Dateityp: pdf“
  s.a. meine Anleitung zum Verschlüsseln direkt über Office (Word / Excel): Office_Verschlüsselung
  Hinweis: Aufgrund des schwachen Schutzes der Office-Verschlüsselung nur bei geringem Schutzbedarf anwendbar!
  
  

Sie verhindern so den Missbrauch, z.B. durch Fälschungen v. Bescheiden anhand des aus der Hand gegebenen Briefkopfes

Wenn eine Weitergabe im Originalformat erforderlich ist, z.B. weil das Dokument weiter bearbeitet werden soll:
Führen Sie eine Prüfung des Dokuments durch:
„Datei / Informationen / Dokument prüfen (auf Probleme überprüfen)“
Es werden Ihnen dann mögliche vorhandene unsichtbare Daten angezeigt und Sie haben die Möglichkeit, diese zu entfernen, bevor Sie die Datei weitergeben.

Olaf Kuhlbrodt

Weitere Informationen zu unsichtbaren Daten:

Word:

Tipps, wie Unternehmen Metadaten in Word sicher regeln, Team-Datenschutz, 19.05.2021:
Metadaten in Word sicher regeln, Team-Datenschutz

Excel:

Datenpannen mit Microsoft Excel verursachen und vermeiden, Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz:
Metadaten in Excel, Bayrische Landesbeauftragte für Datenschutz

Historische Beispiele, bei denen Metadaten in Office-Dokumente eine entscheidende Rolle gespielt haben:

Irak-Krieg 2003:
Gab es im Irak Massenvernichtungswaffen?
Das verräterische Microsoft-Dossier; Heise Online 04.07.2003:
das verräterische Microsoft-Dossier, Heise online

Gaspipeline Nord Stream 2:
CDU fordert Rücktritt von „Gazprom-Trickserin“ Schwesig, Welt, 13.03.2023
Gazprom, Schwesig u. Metadaten, Welt

Über Rückmeldungen sowie Anregungen für weitere Themen würde ich mich sehr freuen.