Liebe dezentrale IT-Fachkoordinator*innen,

um Ihnen die Aufgabe

Erstellung, Aktualisierung und fortlaufende Führung der Verfahrensakte
des durch Sie betreuten Fachverfahrens zu erleichtern, habe ich Ihnen grundlegende Informationen dazu sowie eine Checkliste bereitgestellt.

Hinweise dazu:
Die Verfahrensakte ist stets aktuell zu halten, einen besonderen Augenmerk sollten Sie hierbei auf die Dokumentation der Benutzerrechte legen. Die BenutzerInnen dürfen nur diejenigen Rechte haben, die sie auch für ihre Arbeit (inkl. Vertretungsaufgaben) benötigen, nicht mehr benötigte Rechte sind zu entfernen. 

Verfahrensakte Bestandteile DSB Kreis SE

Verfahrensakte Ordnerübersicht

Für die Aufgabe

Freigabe eines Fachverfahrens vor einer Neueinführung und vor dem Einspielen von Updates

habe ich Ihnen zum Teil beispielshaft vorausgefüllte Freigabeformulare bereitgestellt.

Nach dem Testen des Verfahrens und der Dokumentation der Tests (z.B. anhand von beispielhaften, typischen Fällen, Ausdrucke, Screenshots etc.) stellen diese Formulare die Grundlage für die durch den Verantwortlichen zu unterzeichnende Freigabeerklärung dar. Der Verantwortliche ist in der Regel der/die Fachdienstleiter/in bzw. bei übergeordneten Verfahren der/die Fachbereichsleiter/in.
Die unterzeichneten Freigabeerklärungen sind zur Verfahrensakte zu nehmen.
Damit unsere zentrale Verfahrensliste stets aktuell gehalten werden kann informieren Sie bitte (wenn nicht sowieso beteiligt) die IuK oder mich darüber.

Hinweise dazu:

Auch Excel-Listen oder anderweitige Dateien, die Sie z.B. mithilfe einer Office-Anwendung erstellt haben, können ein Verfahren im Sinne des Datenschutzrechts darstellen und sind freizugeben! Eine Verfahrensakte wird bei diesen in der Regel kleineren Verfahren jedoch entbehrlich sein. Entscheidend ist hierbei nicht, wie, sondern nur, dass überhaupt in irgendeiner Form personenbezogene Daten mittels der IT verarbeitet werden!
Hilfreich ist diese Definition eines Verfahrens:

Verfahren sind alle Programme, Dateien und elektronischen Dokumente (z.B. Word-Dokumente, Excel-Listen), mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Mit der Unterschrift bestätigt der / die Verantwortliche, dass er/sie sich von der rechtmäßigen und ordnungsgemäßen Funktion des Verfahrens überzeugt hat und dieses freigibt.

Hierzu gehört nicht nur der reine Funktionstest des Programms, es müssen auch die erforderlichen organisatorischen Vorkehrungen getroffen worden sein. Dazu zählen z.B. die Berechtigungsstruktur, die Verteilung der Verantwortlichkeiten, Hilfsmittel (wie z.B. Anleitungen) und, falls erforderlich, eine Dienstanweisung zum Verfahren.

Freigabe von Verfahren

Freigabe von Excelliste

Hinweise des ULD zur Dokumentation einer ordnungsgemäßen Verarbeitung personenbezogener Daten:
Hinweise_zur_Dokumentation_ULD_2020_06

Mein Artikel zum Thema Datenschutz-Folgenabschätzung nach DSGVO:
Datenschutz-Folgenabschätzung nach DSGVO

Vielen Dank für Ihre Mitarbeit!

Bei Problemen und Fragestellungen können Sie mich gerne kontaktieren.

Bitte beachten Sie auch die Dienstanweisung „dezentrale IT-Fachkoordination“.

Über Rückmeldungen sowie Anregungen für weitere Themen würde ich mich sehr freuen.