Beitragspflichtiges Arbeitsentgelt für Beschäftigte melden

Wenn Sie Personen beschäftigen, müssen Sie der Sozialversicherung das beitragspflichtige Arbeitsentgelt aller Beschäftigten mitteilen. 

Dazu geben Sie für alle am 31.12. eines Jahres bei Ihnen Beschäftigten bis zum 15. Februar des Folgejahres eine Jahresmeldung ab. Nur für kurzfristig versicherungsfrei Beschäftigte ist keine Jahresmeldung erforderlich.

Wenn das Beschäftigungsverhältnis im Laufe des Jahres oder zum 31.12. eines Jahres endet, teilen Sie das beitragspflichtige Arbeitsentgelt im Rahmen der Abmeldung mit. Eine Jahresmeldung ist dann nicht mehr erforderlich.

Wenn das Beschäftigungsverhältnis unterbrochen wird, teilen Sie das beitragspflichtige Arbeitsentgelt im Rahmen der Unterbrechungsmeldung mit. Für die bereits gemeldeten Zeiträume ist eine Jahresmeldung dann nicht mehr erforderlich.

Die Jahres- oder Entgeltmeldung müssen Sie, wie alle anderen Meldungen zur Sozialversicherung, elektronisch abgeben. Wenn Sie in Ihrem Betrieb ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, erstellen und versenden Sie die Meldungen mit diesem Programm. Das erfolgt weitgehend automatisiert. Ansonsten müssen Sie eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwenden, um die Daten an die Sozialversicherung zu übermitteln, zum Beispiel das SV-Meldeportal.

Je nachdem, ob Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung im eigenen Betrieb vornehmen oder ausgelagert haben, können Sie die Jahresmeldung selbst erstellen oder durch Ihre externe Dienstleistungsstelle wie eine Steuerberatung, ein Lohnbüro oder ein Servicerechenzentrum erstellen lassen.

• Wenn Sie ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, geben Sie die Meldung aus diesem Programm mit dem Meldegrund "50 Jahresmeldung" ab. Wenn Sie kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm haben, können Sie die Meldung über eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe wie zum Beispiel das SV-Meldeportal abgeben.
• Wenn Sie das SV-Meldeportal nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
  • Gehen Sie auf die Website des SV-Meldeportals.
  • Wenn Sie noch kein Nutzerkonto haben, registrieren Sie sich erstmalig.
  • Melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten, Ihrem ELSTER-Organisationszertifikat und Ihrer Betriebsnummer an.
  • Unter "Formulare" wählen Sie die Kachel "SV-Meldung" und dort das Formular "Jahresmeldung" aus. 

Wählen Sie das Element "50 Jahresmeldung". Füllen Sie das Formular aus. Alle Felder sind mit Hilfetexten hinterlegt. Auch ein Handbuch steht zur Verfügung.

• • Nachrichten und Rückmeldungen finden Sie in Ihrem dortigen Postfach.

Speichern Sie die Meldung elektronisch oder drucken Sie sie aus und nehmen Sie sie zu den Entgeltunterlagen.

• Wenn Sie zum ersten Mal eine Meldung machen, benötigen Sie eine Betriebsnummer. Diese erhalten Sie beim Betriebsnummernservice (BNS) der Bundesagentur für Arbeit.

Es sind keine weiteren Unterlagen erforderlich.

• Es fallen keine Kosten an.
  
  Abgabe: Kostenfrei (Vorkasse: nein)

Jahresmeldung abgeben: spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres

Annahme und Verarbeitung der übermittelten Daten: innerhalb von circa 15 Minuten

• § 28a Meldungen des Arbeitgebers - Meldepflicht, Sozialgesetzbuch (SGB) Viertes Buch (IV)
• Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV)

Gegen einen Bußgeldbescheid wegen eines Verstoßes gegen die Meldepflicht können Sie innerhalb von 2 Wochen nach Zustellung Einspruch einlegen.

• Formulare vorhanden: Nein
• Schriftform erforderlich: Nein
• Formlose Antragsstellung möglich: Nein
• Persönliches Erscheinen nötig: Nein
• Online-Dienste vorhanden: Ja

• Bei Minijobs in Privathaushalten ist das Verfahren anders. Für Beschäftigte, die über das Haushaltsscheckverfahren angemeldet sind, wird die Jahresmeldung durch die Minijob-Zentrale erstellt.
• Wenn Sie die Jahresmeldung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig abgaben, handeln Sie ordnungswidrig und müssen mit einem Bußgeld bis zu 25.000 EUR rechnen.

Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS)